Een goed ingerichte vergaderruimte kan het verschil maken tussen een inspirerende brainstormsessie en een futloze bijeenkomst. Het is een plek waar ideeën tot leven komen, belangrijke beslissingen worden gemaakt en team samenwerken. Hoe zorg je ervoor dat de vergaderruimte zowel praktisch als uitnodigend is? Met behulp van deze 5 tips creëer je een ruimte waar mensen zich prettig voelen én productief kunnen zijn.
Tip 1. Kies geschikte stoelen en tafels
Comfort staat voorop in een vergaderruimte. Je wilt dat mensen zich voor een lange tijd kunnen concentreren, zonder afgeleid te worden door een ongemakkelijke stoel. Kies daarom voor comfortabele stoelen die draaibaar of verrijdbaar zijn. Daarnaast werkt een grote ovale tafel perfect voor de interactie. De vorm oogt wat speelser en is flexibeler in gebruik dan een rechthoekige variant. Als de ruimte meerdere functies heeft, kun je ook kiezen voor een aantal losse tafels. Hiermee kun je de opstelling gemakkelijk aanpassen aan de situatie.
Tip 2. Zorg voor de juiste technologie
Een moderne vergaderruimte kan niet meer zonder technologie. Een snelle internetverbinding is essentieel voor videoconferenties of online presentaties. Zorg ook voor voldoende stopcontacten, zodat iedereen zijn laptop of telefoon kan opladen. Een groot presentatiescherm mag daarnaast niet ontbreken. Het installeren van dit scherm met een elektrische TV lift oogt niet alleen professioneler, maar is ook handiger in gebruik. Of je nou kiest voor wandmontage of een flexibele trolley: display liften maken de ruimte pas echt compleet. Ze zijn geschikt voor schermen van maximaal 98 inch, waardoor het ook geschikt is voor grote conferentiezalen.
Tip 3. Denk aan de akoestiek
Een goede akoestiek is cruciaal in een vergaderruimte. Het laatste wat je wilt is dat gesprekken verloren gaan in echo’s of dat er storende achtergrondgeluiden zijn. Gebruik akoestische wandpanelen, vloerkleden en gestoffeerde meubels om het geluid in de ruimte te dempen.
Tip 4. Gebruik verlichting voor focus en sfeer
Te fel en knipperend licht kan vermoeiend zijn voor de ogen en een ongezellige sfeer met zich meebrengen. Vervang oude TL-buizen daarom door energiezuinige en stabiele LED verlichting. Maak daarnaast optimaal gebruik van daglicht en kies raamdecoratie waarmee je de lichtinval goed kunt regelen. Zo ontstaat er een lichte en aangename werkomgeving.
Tip 5. Wees niet bang voor kleur en decoratie
Een vergaderruimte moet functioneel zijn, maar dat betekent niet dat het saai hoeft te worden. Voeg gerust wat kleuraccenten en sfeervolle decoratie toe. Denk aan schilderijen, kamerplanten en een kleurrijk vloerkleed. Dit zorg voor een prettige sfeer waarin mensen zich op hun gemak voelen, wat de prestaties ten goede komt.